Eind 2016 kwamen wij in contact met HouthandelOnline. Zij hadden contact gezocht met onze bovenburen Semwerkt, omdat ze meer bezoek en conversies op hun webshop wilden. Op dat moment was hun webshop een Magento webapplicatie die niet optimaal was ingericht. Hierdoor was de site traag, liep soms vast in het afrekenproces (de bezoeker kreeg dan een witte pagina en kon niet verder afrekenen) en het installeren van de Google Analytics module zorgde voor nog meer problemen. Semwerkt overtuigde de klant van het feit dat de website herbouwd moest worden, en stuurde ze door naar Webenable.

Webenable ontwikkelde een nieuwe webshop, gebaseerd op het bestaande design en importeerde de producten en overige content uit Magento. De nieuwe webshop was niet alleen betrouwbaar, maar ook razendsnel. HouthandelOnline.nl kwam hoger in de organische zoekresultaten van Google, en door de betrouwbare en snelle werking was Semwerkt optimaal in staat hun ‘magic’ toe te passen op het geheel. Al in de eerste maand na go-live zorgde dit voor een flinke stijging van het aantal bestellingen.

HouthandelOnline, op dat moment bestaande uit 2 medewerkers, had een slim business model bedacht. Door het hout pas bij hun leveranciers te bestellen nadat de klant online had betaald, hadden ze geen eigen voorraad nodig en waren de risico’s laag. Deze flexibiliteit was een belangrijk ingrediënt voor groei, omdat hierdoor naast de dagelijkse bedrijfsvoering gefocust kon worden op online marketing (door Semwerkt) en optimalisatie van de webshop (door Webenable). De combinatie van deze 3 bedrijven bleek in de jaren die volgden een gouden driehoek.

Teveel bestellingen

HouthandelOnline was gewend aan ongeveer 5 bestellingen per dag, en behandelde iedere bestelling handmatig. Dus zodra een order betaald was, werd handmatig gekeken welke leveranciers de benodigde goederen tegen de beste voorwaarden konden leveren, en werden de producten handmatig besteld.

Toen de nieuwe webshop een paar weken in productie was, kwamen er al 20-25 bestellingen per dag binnen. Het verwerken daarvan bleek onmogelijk met de beschikbare personele bezetting. Wat nu?

Het was eenvoudig om te zien dat het bestellen van de producten de grootste bottleneck was in het proces. Daarom werd besloten de webshop uit te breiden met leveranciersgegevens, zodat na betaling van een bestelling door een klant, de benodigde producten automatisch bij verschillende leveranciers besteld konden worden. Deze noodzakelijke doorontwikkeling/optimalisatie van het proces zorgde er direct voor dat er weer gefocust kon worden op de online marketing en dus de groei van het bedrijf.

Het kwartje was gevallen

Door de optimalisatie in het bestelproces zag de klant in wat de kracht van automatisering op dat moment was voor hun onderneming. Er werd verder geautomatiseerd. Dit ging als volgt: we bepaalden de grootste bottleneck, bedachten een manier om deze op te lossen, en HouthandelOnline bepaalde of de verwachte terugverdientijd kort genoeg was.

De eerstvolgende grote optimalisatie was het maken van vrachtbrieven. Een A4 dat op een pakket hout geniet werd, zodat de transporteur het kon afleveren bij het juiste adres. Deze A4’s werden handmatig gemaakt in Microsoft Word. We zorgden ervoor dat de webshop deze automatisch als PDF document maakte. Net zoals de factuur. Zo kreeg een medewerker bij iedere e-mail van een bestelling een aantal PDF documenten, die alleen nog maar uitgeprint hoefden te worden.

Ondanks dat dit een mooie stap was, bleek het handmatig printen de volgende grote bottleneck. Een medewerker moest de mailbox in de gaten houden, en het handmatig uitprinten van documenten is nu niet bepaald het meest uitdagende werk. En als er een document per ongeluk niet uitgeprint werd, leverde dat verderop in het proces gedoe op.

Dus: Webenable ontwikkelde een systeem waarbij een printer automatisch aangestuurd werd vanuit de webshop. Zodra er een bestelling betaald was, werden alle benodigde documenten direct geprint. En zodra iemand papieren op de printer zag liggen, begon het orderverwerkingsproces pas voor de medewerkers. Een slimme tijdsbesparing. En een leuke, want het geluid van de printer betekende dat er een bestelling was. En dat maakte iedereen blij.

De volgende jaren

In de jaren die volgden is deze manier van doorontwikkelen voortgezet. Op veel gebieden zijn optimalisaties en andere slimmigheden toegevoegd. Denk hierbij aan een systeem om telefonisch orders aan te nemen die vervolgens online betaald kunnen worden, een koppeling met een transport management systeem waardoor bestellingen gemakkelijk in vrachtwagens ingedeeld kunnen worden, eigen voorraadbeheer dat naadloos integreert met de webshop (als iets er niet meer is, kan het ook niet meer besteld worden), automatisering van het inkoopproces en nog heel veel meer.

Conclusie

HouthandelOnline is, in samenwerking met Webenable en Semwerkt, in staat gebleken de juiste investeringen te doen, ieder jaar winstgevend te zijn, en in 5 jaar hun omzet 20x zo hoog te krijgen. Zonder automatisering, het analyseren van processen en vooruitkijken was dit niet gelukt.

Spreekt deze werkwijze je aan, en ben je benieuwd of Webenable jouw bedrijf ook zou kunnen helpen? Neem dan vrijblijvend contact op voor een kopje (lekkere) koffie met Casper. Of maak een belafspraak.