Workflow automatisering: een voorwaarde voor groei

Waarom is automatisering zo belangrijk voor groei? Op deze pagina leggen we dit uit, en geven een aantal voorbeelden zodat het je duidelijk wordt!

Verschillende soorten werk

Een proces bestaat uit taken. En wij onderscheiden grofweg 2 soorten taken:

  • Taken die het best (of uitsluitend) door een mens gedaan kunnen worden (soms zelfs maar door 1 bepaald persoon);
  • Taken die geautomatiseerd kunnen worden.

In een bedrijf zie je vaak dat de inventiviteit van de medewerkers ervoor zorgt dat alle problemen waar men gedurende de dag tegenaan loopt opgelost worden, maar veel kennis in de hoofden van bepaalde medewerkers zit. Aan de andere kant zijn medewerkers een groot percentage van hun tijd bezig met repetitieve taken die nu eenmaal moeten gebeuren, die niet uitdagend zijn en ook foutgevoelig en bedrijfskritisch zijn. En vaak zijn deze taken ook nog eens moeilijk overdraagbaar naar een (nieuwe) collega. Als je die al kunt vinden, want vaak zijn de medewerkers die de taken uitvoeren door het ontstaan van deze situatie overgekwalificeerd, en wie kiest er voor saai werk? Deze situatie houdt groei behoorlijk tegen.

Komt dit je bekend voor? Mooi! Dan is er veel ruimte voor verbetering door het automatiseren van taken en processen.

Voordeel van automatiseren

Stel je voor dat je medewerkers 80% van de tijd die ze aan saai en herhalend werk besteden, ineens over hebben. Dat betekent dat:

  • De medewerkers geen fouten meer kunnen maken bij het uitvoeren van die taken, want dat doet de (geteste en uitontwikkelde) software;
  • De medewerkers in die tijd bezig kunnen zijn met andere dingen. Zoals nadenken over hoe dingen nog beter kunnen;
  • Je organisatie daardoor veel schaalbaarder is, want de software voert deze taken 1000x sneller uit dan al je medewerkers bij elkaar.

En bedenk goed: software wordt niet ziek, is niet toe aan een nieuwe uitdaging na een paar jaar, en gaat dus niet weg. Het enige punt is dat het een investering vergt in geld, tijd, en in het begin zijn er altijd kinderziektes die weg-ontwikkeld moeten worden.

Hoe gaat dit in zijn werk?

Als Webenable een proces gaat automatiseren, doen we dit als volgt:

Processen in kaart brengen en analyseren

We nodigen jou (en eventueel je collega’s) uit bij ons op kantoor, en gaan op een van onze SmartBoards samen met jou/jullie de processen uittekenen. Dit is altijd moeilijker dan je denkt, er komt veel bij kijken. Voornamelijk uitzonderingen, en die bedenk je nooit allemaal meteen. Vaak zijn er voor deze stap daardoor meerdere sessies nodig.
Tijdens dit uittekenen ontstaat er  een beeld over de automatiseringsmogelijkheden, en er is nog nooit iemand geweest die na zo’n sessie niet met een grote glimlach ons pand verliet: het geeft altijd energie als je het idee hebt aan je bedrijf te werken in plaats van voor je bedrijf.

Meekijken op werkvloer

Vaak komen wij ook bij jullie langs, om te zien hoe het werk verloopt. Dit is een waardevolle aanvulling op de eerdere documentatie-sessies. Het is immers zo dat voor jou en je collega’s bepaalde dingen heel vanzelfsprekend zijn, maar voor ons niet. De bevindingen van het meekijken worden meegenomen in de SmartBoard-tekeningen.

Advies

Op basis van de tot nu toe verkregen informatie wordt een advies gegeven over welke taken volgens ons als eerste geautomatiseerd zouden moeten worden, en hoe we dat aan willen pakken. Als je dat ziet zitten, gaan we software ontwerpen en ontwikkelen.

Ontwikkelen

Tijdens deze fase kom je ongeveer 1x per 2 weken bij ons langs op kantoor. We stellen dan vragen over zaken waar we tegenaanlopen, en jij krijgt een gevoel waar we mee bezig zijn. Zodra er een versie ontstaat die in productie genomen zou kunnen worden, plannen we een acceptatietest waarin jij aangeeft of je het geheel accepteert. Daarna brengen we de applicatie naar productie. Vaak is er op dat moment iemand van Webenable bij jou op kantoor.

Als je wilt geven we trainingen aan je medewerkers. Daarnaast verwerken we de ontstane feedback, en brengen we de volgende te ontwikkelen functionaliteiten in kaart. Jullie kunnen de ontwikkelingen aan het systeem volgen via de test-omgeving die wij beschikbaar stellen.

Voorbeelden

Enkele leuke voorbeelden van tijdsbesparing door automatisering:

Afhandeling bestelling automatiseren:

Meestal stuurt een webshop een e-mail naar kantoor als er iets besteld is. Van daaruit wordt de order vervolgens handmatig opgepakt, de factuur naar de administratie gestuurd et cetera. Onze klant HouthandelOnline.nl maakte ook handmatig meerdere vrachtbrieven per order aan, splitste de bestellingen handmatig op per leverancier en mailde dit handmatig.

Onze oplossing: we hebben ervoor gezorgd dat de bestellingen automatisch per leverancier gesplitst en gemaild werden. De factuur wordt automatisch naar het boekhoudpakket gestuurd via een API. De vrachtbrieven worden automatisch gegenereerd, en we ontwikkelden een Windows-printservice die ervoor zorgt dat alle benodigde documenten automatisch uitgeprint worden. Dit scheelt per bestelling ongeveer een kwartier, en zonder deze optimalisatie had dit bedrijf nooit zo hard kunnen groeien in aantal bestellingen per dag.

Automatiseren van een aanvraagproces:

Voor onze klanten Becam.nl, Kredietdesk.nl, Frisia.nl, Postkrediet.nl, MoneyCare.nl en Findio.nl ontwikkelen we een systeem dat aanvragen voor consumptieve leningen zoveel mogelijk automatiseert. Tot 2 jaar geleden ontving het kantoor een e-mail als iemand een aanvraag deed, en werd deze handmatig overgetypt in het verwerkingssysteem. Communicatie met de klant ging per telefoon en e-mail, en er werd veel uitgeprint om het proces betrouwbaar te houden. Veel handwerk en afdrukkosten dus.

Onze oplossing: we zijn begonnen met het ontwikkelen van een systeem dat aanvragen rechtstreeks vanuit de website ontvangt. Op basis van bussiness-logic wordt bepaald of een aanvraag sowieso afgewezen moet worden. In dat geval ontvangt de aanvrager direct een afwijsmail, en merken medewerkers dit niet eens. Als een aanvraag niet direct wordt afgewezen, wordt automatisch bepaald welke documenten van de klant benodigd zijn, zodat de klant deze direct kan uploaden. Dit betekent dat een medewerker pas tijd gaat besteden aan een aanvraag als de kans dat deze succesvol afgerond gaat worden een flink stuk hoger is. En dit was pas stap 1, inmiddels zijn we veel verder met het ontwikkelen en worden er 10x zoveel aanvragen verwerkt met een hoger succespercentage, door hetzelfde aantal mensen.

Automatiseren met behulp van koppelingen:

Voor onze klant Pleasurements.com ontwikkelden we een nieuwe webshop. Dit bedrijf verstuurt veel bestellingen naar Amerika, via FedEx. Het aanmaken van een FedEx-verzending in de FedEx-portal kost ongeveer 20 minuten. Dat komt omdat er diverse douane-papieren moeten worden toegevoegd die in detail beschrijven welke materialen er in het pakketje zitten. Tijdens dit invoeren werden wel eens foutjes gemaakt, en voor het aanpassen van een bestelling rekent FedEx vrij hoge kosten.

Onze oplossing: we hebben ervoor gezorgd dat bij ieder product ook de gebruikte materialen worden opgeslagen. Dit was een stevige invoerklus voor de klant, maar hierdoor konden we de bestelling 100% via de FedEx-API indienen, de documenten ophalen en automatisch uitprinten. Dit scheelt de klant veel tijd, en er worden minder FedEx-kosten gemaakt omdat er geen fouten meer zijn.

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf?

Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend kopje koffie of een belafspraak met Casper. Samen komen jullie er dan snel achter of workflow/proces automatisering en optimalisatie voor jouw bedrijf interessant is.

Neem contact met ons op

We horen graag van jou en je hoort snel weer van ons!